Comment automatiser vos rapprochements "hors ligne"

Des rapprochements efficaces et précis sont essentiels pour assurer la cohérence des données, améliorer la satisfaction des clients et réduire les risques opérationnels, principalement lorsque plusieurs copies des mêmes données commerciales sont détenues dans les institutions financières et leurs clients.

Au sein du secteur des services financiers, les plateformes de rapprochement à grande échelle entreprennent avec compétence des pans entiers du processus de rapprochement, tels que les positions, les transactions et les liquidités, et placent les institutions financières dans une position favorable. Favorable mais pas sans défaut.

non standard, non structurés et de type EUC. Ensemble, ils forment un pourcentage croissant de l’ensemble des processus de rapprochement au sein des institutions financières. De plus, ils sont chargés de risques et prennent des ressources et du temps excessifs pour les résoudre.

Généralement « hors ligne » et dépendantes de feuilles de calcul, de macros et d’une forte implication de l’équipe informatique, ces variantes périphériques gênantes ont tendance à ne pas être intégrées dans des outils de rapprochement plus importants pour plusieurs raisons.

• Les rapprochements « non standard » ne peuvent pas être pris en charge  : des rapprochements tels que le Security Master, les rapprochements réglementaires pour le règlement sur les opérations de financement sur titres (SFTR) ou le rapprochement de factures sont souvent forcés dans une structure de données qui ne représente pas le type de rapprochement (un type courant exemple rencontré est de forcer un rapprochement de facture dans un rapprochement de trésorerie).
• Les données malveillantes ne peuvent pas être nettoyées: La préparation ou la transformation en amont des données qui doivent être nettoyées pour éviter les fausses ruptures est généralement indisponible.
• Un développement informatique supplémentaire est nécessaire  : la mise en place d’un rapprochement au sein d’un outil traditionnel demande souvent beaucoup de temps et de main-d’œuvre, les équipes informatiques étant déchargées des tâches pour configurer les règles de rapprochement requises.

Les problèmes commencent à monter

Les complexités inhérentes à l’espace de rapprochement « hors ligne » augmentent à un point tel que les institutions financières sont de plus en plus pressées de s’associer à plusieurs fournisseurs de rapprochement.

Inefficace, c’est une approche qui devient également coûteuse à mesure que les entreprises s’enlisent dans divers frais de licence pour des systèmes inadéquats. De plus, ils se retrouvent enfermés dans des plates-formes qui prennent trop de temps pour intégrer de nouveaux rapprochements ou ne peuvent pas gérer leur complexité et leur volume.

Dans ce contexte alambiqué et coûteux, les institutions financières doivent soit rectifier manuellement les échecs de rapprochement, ce qui entraîne des retards, des pertes et une exposition aux risques, soit attendre que les équipes technologiques soient disponibles pour développer de nouveaux systèmes de rapprochement complexes – un processus qui peut prendre des mois, voire des mois. années.

En fin de compte, le contrôle est perdu, l’auditabilité s’effondre et les dépendances des personnes clés montent en flèche.

Automatiser les bords

Bien qu’ils soient chronophages, coûteux et chargés de risques, comme les rapprochements « hors ligne » existent à la périphérie du processus de rapprochement plus large, ils en sont venus à être acceptés comme un fardeau inévitable – le propre nuage de pluie inamovible de l’industrie.

Cependant, ces dernières années, des solutions ont émergé avec des fonctionnalités se concentrant spécifiquement sur les données de cette catégorie de rapprochements la plus négligée et la plus gênante.

Les données sont le plus grand défi de l’industrie ; comment il peut être agrégé, validé, organisé et enrichi à partir de plusieurs sources, en particulier des PDF. Sans données complètes et lisibles, aucun rapprochement ne peut être réalisé efficacement. En effet, s’assurer que ces données sont disponibles pour que le rapprochement progresse est généralement plus difficile que d’effectuer le rapprochement lui-même.

En utilisant les dernières techniques de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de traitement du langage naturel (NLP), les plates-formes modernes ingèrent des tonnes de données structurées, semi-structurées et non structurées provenant de plusieurs sources, quels que soient les types de documents. Ces plates-formes centrées sur les données convertissent automatiquement les sources en données agrégées, validées et précises dès le départ.

Mettre fin à l’énigme de la remédiation

« Automatiser » un processus, c’est en déduire qu’il devient plus rapide et plus facile à gérer et que cela seul est une raison suffisante pour sa mise en œuvre.

Certes, la rapidité et la simplicité sont deux avantages importants de l’automatisation, les rapprochements – en particulier ceux à forte valeur ajoutée – sont trop sensibles pour simplement alimenter une machine et espérer le meilleur.

Parmi les défis les plus frustrants de l’industrie figure la nécessité de corriger les rapprochements, car cela signifie généralement que quelque chose dans les données était erroné. Lorsque les mesures correctives commencent à s’accumuler ou prennent trop de temps à résoudre, les coûts financiers et de réputation augmentent généralement. Même si l’apprentissage automatique est déployé après l’événement pour corriger un rapprochement, cela équivaut à un retard.

Un aspect crucial des plates-formes de nouvelle génération est leur capacité à interroger, normaliser et valider automatiquement les données avant le début du processus de réconciliation. En tant que telles, toutes les mesures correctives deviennent une véritable exception et fournissent un indicateur clair d’un événement à risque potentiel.

Maîtriser le processus

Bien que le processus de rapprochement dépende de données que les équipes opérationnelles connaissent mieux que quiconque au sein d’une entreprise, la complexité des systèmes hérités signifie qu’une grande partie du travail doit être effectuée par les services informatiques.

L’intégration de rapprochements basés sur des données non structurées dans des solutions obsolètes peut prendre des mois (voire des années), éloignant ainsi les équipes informatiques d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée et éloignant les équipes opérationnelles d’un processus qui devrait leur appartenir.

Grâce à une nouvelle technologie permettant aux équipes opérationnelles de préparer facilement des rapprochements hors ligne, puis de configurer les règles nécessaires à leur bonne exécution, le processus est accéléré, le risque d’erreur est réduit et les équipes informatiques peuvent se concentrer à nouveau sur la croissance et l’innovation.

Les pressions réglementaires s’accumulent.

Les incitations commerciales à apporter l’automatisation à l’espace des rapprochements hors ligne sont convaincantes.

En plus de réduire le processus de plusieurs mois à quelques jours ou heures, le risque d’erreur est réduit, la dépendance des personnes clés est réduite et le temps de se concentrer sur des tâches plus critiques est libéré.

Cette conformité améliorée est également fournie devient un avantage plus urgent compte tenu de la pression entrante que T + 1 appliquera aux équipes d’exploitation.

La transition de T+2 à T+1 réduit de moitié les délais de traitement et déclenche déjà un changement généralisé parmi les acteurs du marché en matière d’infrastructure, de technologie et de comportement. Il deviendra essentiel pour les institutions financières d’exécuter des rapprochements plus rapides pour maintenir la conformité, un objectif qui ne peut être atteint lorsque les rapprochements hors ligne résident dans des feuilles de calcul Excel.

Dans un monde T+1, certaines tâches, actions et processus sont confrontés à des perturbations importantes. Posséder les outils nécessaires pour gérer cette perturbation – qui couvre tous les domaines des opérations d’une entreprise – permettra de développer une stratégie plus complète pour faire face à toutes les éventualités T+1.

La pression, cependant, vient d’au-delà des rigueurs anticipées de T+1. Dans une lettre aux PDG des banques et des sociétés de construction sur ses conclusions thématiques sur la fiabilité des rapports réglementaires, David Bailey, directeur exécutif de UK Deposit Takers Supervision à la Banque d’Angleterre, a explicitement couvert les rapprochements.

Nous nous attendons à ce que les entreprises disposent d’un processus formel et complet réconciliant les flux réglementaires avec les dossiers appropriés, y compris le grand livre général, pour chaque cycle de soumission.

dotés de ressources appropriées et traitent les causes profondes des problèmes.

Prendre le dessus sur le processus de rapprochement

Alors que la technologie progresse à un rythme similaire à l’évolution de la réglementation, les institutions financières n’ont plus besoin de se retrouver piégées dans un réseau de fournisseurs, de systèmes hérités et de travail manuel.

En apportant l’automatisation de nouvelle génération aux bords du processus de rapprochement, les pratiques de travail sont transformées, permettant aux institutions financières d’offrir une meilleure expérience client tout en réduisant les risques opérationnels.